TIPS HR

Superkid for super tips

TIP NO 1

KATA-KATA MUTIARA UNTUK PRAKTISI HR

Jilid 1: “If you failed to plan, then you’re planning to fail”

 

mban1443tPada saat kita mencari suatu topic bahasan tertentu maka biasanya kita pakai “key word” untuk googling di internet, sama halnya dengan kata-kata mutiara, bisa juga kita jadikan “key-word” di dalam otak kita yang kita analogikan sebagai sebuah database server yang lebih hebat daripada server computer. (apa iya …??? ..lol..)

Kata Mutiara / ungkapan / peribahasa adalah sepenggal kalimat yang mengandung makna yang luas. Sebagaimana computer, kata mutiara adalah Nama suatu file, sedangkan isi file tersebut adalah makna dari kata mutiara. Kita cenderung terbiasa mengingat nama file dan asosiasinya dengan pokok-pokok isi file tersebut, bukan dengan mengingat detail isi filenya.

Kalau ingat pelajaran bahasa di sekolah waktu kita kecil dulu, ada salah satu hal yang menarik yaitu menghafal kata-kata mutiara. Misal:

  1. berakit-rakit ke hulu berenang-renang kemudian,
  2. tak ada asap kalau tidak ada api
  3. menegakkan air di pancuran
  4. dan sebagainya ( red: dsb adalah ungkapan bahwa selain itu saya udah tidak ingat lagi yang lainnya….lol..

Dari sepenggal kalimat di atas makna yang terkandung di dalamnya banyak sekali, tergantung kemampuan dari “server” otak kita. Terbiasa dilatih atau tidak ?

Secara tidak sadar, waktu itu saya suka bahasan tentang kata mutiara, ungkapan dan sejenisnya baik dari bahasa Indonesia ataupun dari bahasa daerah. Kadang-kadang saya masih gunakan dalam presentasi atau diskusi dan secara tidak sengaja biasanya peribahasa / kata mutiara / ungkapan tersebut muncul begitu saja ditengah-tengah diskusi.

Dari pengalaman tersebut ternyata sangat membantu pada saat kita berusaha membuat suatu analogi, atau penjelasan ke peserta diskusi lainnya bahkan bisa dijadikan pedoman dalam bekerja atau menjalani kehidupan.

Di dunia HR, ada beberapa “key-word” / ungkapan yang saya temukan di beberapa literatur, yang mungkin saja dapat bermanfaat dalam kegiatan anda sebagai praktisi HR.

 

UNGKAPAN 1: If you failed to plan, then you’re planning to fail.

Terjemahan bebasnya adalah  “Jika anda telah gagal dalam membuat rencana, maka anda sedang merencanakan untuk gagal”. (ngeri juga nih artinya…………)

Makna dari peribahasa di atas menurut versi saya tahun 2008 ini adalah, bahwa tanpa perencanaan yang benar mustahil suatu pekerjaan dapat berhasil, (red.. nah pembaca: tiba2 muncul di ingatan saya bahwa ada peribahasa Cina senada dengan ini, yaitu Jika suatu pertempuran direncanakan dengan baik maka anda sudah memenangkan 50% dari seluruh pertempuran yang akan anda lakukan.. kalau ngga salah niiih katanya Sun Tzu. Kalau ngga salah di bukunya Mushasi juga ada… ).

Perencanaan yang gagal tidaklah sama dengan tidak membuat perencanaan. Tidak adanya rencana tidak bisa  dibahas karena sangat susah untuk dicari maknanya. 

Pertanyaan selanjutnya adalah: Perencanaan yang berhasil yang gimana ya ..? Apa kaitannya dengan praktek-praktek HR ..?

for0026tSuatu perencanaan selalu di awali dengan “Where are we now?” Sekarang kita ada di posisi mana ? Artinya kita perlu tahu secara benar terlebih dahulu “posisi saat ini” atau dengan kata lain “performance kita saat ini” atau dengan kata lain “kapabilitas kita saat ini” atau dengan kata lain “CORE problem saat ini” atau dengan kata lain “kompetensi kita saat ini” dsb dsb..

Untuk itu, kita harus memahami dengan benar tidak saja indikator kinerja yang positif namun juga indikator kinerja negatif (banyak teman2 praktisi HR lupa bahwa indikator negatif juga penting).

 

Kalau indikator kinerja nya nggak ada gimana ? —————– gubraak..lol..

 

Oke..kalau indikator kinerjanya ngga ada, kita perlu tahu “indikator lainnya”,  Di dunia rimba persilatan HR (khopinghoo driven nihh kalimatnya..), indikator “beres” tidaknya kinerja HR secara sederhana yang paling minimal adalah:

  1. Sedikitnya komplain (zero komplain ngga mungkin terjadi) dari karyawan mengenai pelayanan HR dan segera dapat dipenuhi / diselesaikan komplain dari karyawan secara baik dan benar secara administratif, saat itu juga.
  2. Adanya aturan main yang lengkap dan terkomunikasikan dengan baik kepada seluruh karyawan dan khususnya kepada para atasan.
  3. Aturan main / PP-PKB selalu diupdate dengan perubahan UU Ketenagakerjaan yang berlaku.
  4. Penerapan aturan yang konsisten dan tidak membeda-bedakan. Nah ini yang paling susah, soalnya penyakit untuk tidak konsisten malah digemari oleh jajaran manajemen perusahaan…lol.. sehingga temen-temen HR paling pusing gara-gara ini.

Temen-temen praktisi HR dengan 4 “jurus” indikator di atas, berdasarkan pengalaman pribadi sepertinya sudah cukup untuk membangun lingkungan kerja yang fair, reliable dan kondusif. Bagaimana dengan Performance Management ?    Topik Performance Management sementara ini out of scope, 4 “jurus” di atas tidak bisa dipakai untuk mengelola Performance Management.

Setelah kita tahu indikator di atas, yang kedua yang kita lakukan adalah melakukan evaluasi terhadap kinerja fungsi HR anda dibandingkan dengan indikator tersebut .

Selisihnya kira-kira berapa persen ? Ada dasar datanya ngga ?  (Kok jadi ruwet ? HR kok ruwet ?….lol .. .ingat if you failed to plan……iya..iya..)

(red: Temen-temen praktisi HR,, sebagai informasi tambahan tulisan ini menggunakan skenario yang minimal artinya tulisan ini ditujukan kepada temen-temen praktisi HR pemula)

Secara mudah sebenarnya kita bisa “menangkap” kinerja HR dari empat indikator di atas, jika anda seorang praktisi HR yang peka dengan lingkungan, lebih memperhatikan oranglain daripada diri sendiri J, memiliki motivasi berprestasi yang memadai, dan ingin membangun karir di perusahaan anda sekarang.

Nah selanjutnya adalah merumusakan aktivitas apa saja yang dapat dilakukan untuk meningkatkan 4 indikator di atas ? Kebanyakan orang langsung membuat daftar program kegiatan yang akan dilakukannya ————————– maaf ini kurang tepat saudara pembaca. Anda melakukan apa yang disebut sebagai “JUMP TO CONCLUSION”.

Anda perlu menyelidik terlebih dahulu “rantai sebab akibat” kenapa kinerja HR sampai pada titik yang sekarang atau meminjam istilah Balance Scorecard nya adalah perlu identifikasi mana faktor Leading dan mana faktor Lagging. 

Secara sederhana anda dapat menggunakan 3 prinsip dibawah ini untuk mengevaluasi fungsi HR:

  1. Clarity –> merujuk keberadaan dan tingkat kejelasan aturan
  2. Consistent –> merujuk pada konsistensi aturan
  3. Commitment –> merujuk pada dukungan atasan, manajemen dan manager lini.

Hasilnya setalah anda melakukan analisa sebab dan akibat adalah “adanya peta perjalanan” dari kondisi saat ini menuju kondisi sesuai dengan 4 indikator di atas. 

Bayangkan anda melakukan suatu perjalanan menuju ke tempat yang belum pernah anda kunjungi ?  Minimal anda akan mencari alamat yang benar (4 indikator), lebih baik lagi anda menanyakan kepada orang yang pernah ke sana, dan memintanya menggambarkan denah perjalanannya (alur proses dan sebab-akibatnya). Oke ?

Setelah anda punya “peta rantai sebab akibat dan alur proses”nya barulah anda merumuskan aktivitas apa saja yang akan anda lakukan untuk menuju alamat 4 indikator di atas.  Ingat teman, pada saat anda merumuskan alternatif tindakan jangan pikirkan dulu plus minusnya, untuk sementara abaikan dulu aktivitas analisa.

Nah setelah terkumpul semua alternatif yang mungkin barulah anda lakukan anlisa SWOT satu per satu. Kelebihan, kelemahan dan resiko, faktor kemungkinanya dan potensi hambatan dari setiap alternatif tindakan dimaksud.

Dalam setiap alternatif aktivitas kerja, wajib dicantumkan:

  1. tindakan kerja (berupa kata kerja),
  2. hasil pekerjaan ( kata benda) dan
  3. menggunakan metode apa (keterangan) kemudian
  4. membutuhkan sumber daya apa saja (manusia, alat kerja, uang, material) dan
  5. akan dilakukan berapa lama.
  6. Pertimbangkan faktor “urgent important” dan “must to have” vs “nice to have”

 

Nah setelah diperoleh beberapa pilihan terbaik dari alternatif yang akan dilaksanakan, maka perlu anda memikirkan “alternatif terburuknya” yaitu jika alternatif terbaik anda gagal di laksanakan, tindakan apa yang anda siapkan jika rencana semula gagal  ???

(red: Pliisss teman….. jangan mencontoh salah satu pejabat daerah di negeri ini, yang pada tahun 2006-2007 membuat pernyataan “ SAYA JAMIN ! BANJIR LIMA TAHUNAN TIDAK AKAN TERJADI !!! Kenyataannya, banjir selama 1 minggu melanda Jakarta pada awal bulan februari 2007 ….  :'( , dengan tanpa antisipasi sama sekali.)

Untuk menyempurnakan perencanaan anda, pastikan beberapa hal sebagai berikut:

  1. Hasil Pekerjaan dibuat sejelas mungkin. Kalau perlu buatkan indikator keberhasilan dan kegagalannya.
  2. Setiap aktivitas / program kerja harus diperjelas penanggung jawabnya dan kapan waktu penyelesaiannya.
  3. Dokumentasikan  rencana anda di atas kertas, jangan sebatas soft copy saja.
  4. Prediksikan Hambatan dan Resiko serta antisipasi pengatasannya.
  5. Mintalah persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang / atasan, pastikan mereka menandatanganiperencanaan yang anda buat.

Nah, tanpa memasukkan faktor kemampuan anda dalam menganalisa permasalahan dan merumuskan alternatif tindakannya, saya kira tulisan di atas dapat dijadikan salah satu referensi pada saat anda membuat perencanaan.

Selanjutnya anda tinggal melaksanakan rencana kerja anda sebagaimana tertulis di dalam perencanaan kerja yang telah mendapatkan persetujuan. Selama pelaksanaan pekerjaan, pakailah satu prinsip yaitu “Rencana kerja adalah Bos / Atasan yang harus anda patuhi, bila “atasan langsung” anda menginginkan aktivitas lain diluar rencana anda, pastikan rencana anda mendapatkan revisi terlebih dahulu sebelum anda laksanakan “perintah” atasan.

 

Kegunaan Lain

Rekan praktisi HR, jika anda sudah mengenal kompetensi, maka bahasan di atas adalah sebagian dari bahasan mengenai kompetensi perencanaan. Bagi anda yang berperan sebagai recruiter, assessor, trainer dan menjadi atasan, penjelasan di atas dan sejenisnya wajib anda kuasai. Wajib hukumnya.

Apabila anda tidak menguasai hal-ihwal dinamika dari kompenen-komponen kunci perilaku dari suatu kompetensi , anda tidak akan mungkin bisa melakukan “evaluasi” potensi / kompetensi secara valid. Selanjutnya anda tidak mungkin melakukan pengambilan keputusan yang tepat terkait evaluasi dimaksud. Ingat prinsip GIGO jaman dulu, “Garbage In, Gargage Out”.

Dalam penjelasan di atas secara tersirat saya sampaikan faktor potensi dan kompetensi yang terkait dengan aktivitas di atas, dengan harapan praktisi HR yang telah berpengalaman dapat menangkap maksud lebih jauh dari tulisan di atas tanpa membuat praktisi HR pemula mengalami kerumitan dalam memahami artikel ini.

Salam

HRGlobal Admin

 

Note:   

  1. Bila anda tertarik dengan ungkapan dan sejenisnya saya sarankan anda baca “Seven Habits of Effective People” karangan Steven Covey sebagai permulaan. Sebuah buku terbitan lama namun masih powerfull.
  2. Bila anda ingin memaksimalkan kemampuan anda dalam “memaknai” ungkapan, lanjutkan dengan mempelajari segala macam hal mengenai flow-charting, business proses, business process improvement, dan business process re-engineering.
  3. Konsep “Out of Box Thinking” juga bisa mengakselerasi kemampuan anda dalam memaknai ungkapan.
  4. Selain itu juga kalau masih tertarik untuk lebih jauh menyelaminya, coba pelajari konsep “helicopter view”, bagi yang tidak puas dengan “helicopter view” kembangkan imajinasi anda dengan “satelite view”.
  5. Hal terakhir yang dapat anda lakukan untuk mengembangkan kemampuan pemaknaan lebih lanjut sampai dengan tak terbatas, perbanyaklah “kontemplasi”. Jangan lakukan kontemplasi bila anda belum melakukan 4 poin sebelumnya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

2 Responses to “TIPS HR”

RSS Feed for HR GLOBAL HERE – Life is spreading goodness Comments RSS Feed

wah luar biasa…tipsnya
Lain kali berikan yg lebih specifik & detail ya..
TQ

Thanks atas commentnya dan masukannya, lain kali akan saya posting yang lebih bersifat technical.
btw Bapak bisa cek postingan saya mengenai Job Des dan Task List – apakah seperti itu yang bapak maksudkan ?


Where's The Comment Form?

Liked it here?
Why not try sites on the blogroll...

%d bloggers like this: