Job Des vs Task List-II: Maksimalkan manfaat Job Des

Melanjutkan dari tulisan pertama di artikel , Job Description vs Task List mengenai Maksimalisasi Isi Job Description, dalam tulisan lanjutan ini saya coba bedah isi dari Job Des secara menyeluruh.

Namun, sebelum masuk kedalam isi Job Description, ada baiknya kita perjelas dahulu mengenai maksud keberadaan job des.

Secara bahasa, artinya adalah gambara pekerjaan, yaitu menjelaskan secara detail uraian oekerjaan suatu jabatan sehingga dapat dijadikan pedoman bagi pemegang jabatan dalam bekerja.

Di sisi lain tantangan dan perkembangan metodologi dan strategi perusahaan terus berkembang misalkan konsep Competitive Advantage, Fifth Discipline, Learning Organisazation, Balance Scorecard dsb. Sedangkan konsep Job Des dari dulu hingga sekarang mungkin tidak banyak berubah alias “cenderung jalan ditempat”.

Padahal kalo dilihat dari esensi keberadaan Job Des adalah untukmenjadi salah satu acuan utama dalam penyusunan kebijakan dan implementasi metode HR lainnya. Misalkan dalam proses Job Evaluasi, rekrutmen, pengembangan karyawan 

esensi keberadaan Job Des adalah untuk menjadi salah satu acuan utama dalam penyusunan kebijakan dan implementasi metode HR lainnya………….

Jadi maksud dan tujuan Job Des perlu di update juga sesuai dengan perkembangan cabang ilmu lainnya. Hal yang dapat dijadikan acuan untuk “revisi” maksud dan tujuan Job Des adalah konsep HR sebagaimana dimaksud oleh Dave Ulrich dan paradigma Human Capital.

Dave Ulrich menekankan pada prinsip “deliverables” artinya manfaat terhadap organisasi (baca bisnis) dan Human Capital Management adalah perspektih manajemen SDM dari sudut pandang ekonomi. Bila dua hal tersebut diintegrasikan maka yang terjadi adalah Job Des harus mampu menunjukkan informasi tentang karakteristik pekerjaan sedemikian hingga pemegang jabatan mampu mengidentifikasi tindakan-tindakan yang dapat memberikan dampak positif terhadap tujuan-tujuan ekonomi suatu organisasi / kinerja keuangannya.

Berikut adalah isi dari suatu Job Description:

1. Informasi mengenai suatu Jabatan

  • Identitas Jabatan, terdiri dari:
    • Nama Jabatan 
    • Grade / Golongan Jabatan (ada juga Job Des yang tidak mencantumkan informasi ini)
    • Nama Unit Kerja dan Induk Unit Kerjanya (Biasanya Departemen dan Divisi) 
    • Nama Jabatan Atasan (ada juga Job Des yang mencantumkan nama atasan)
    • Informasi mengenai masa berlakunya Job Des (bila perlu)
    • keterangan mengenai seri revisi ke berapa dari suatu Job Des (bila perlu, kalau nggak salah ISO 9000 mensyaratkan demikian)
  • Posisi Jabatan dalam Struktur Organisasi, perhatikan contoh. 

 

2. Gambaran Pekerjaan

Dalam gambaran pekerjaan inilah biasanya (kebanyakan yang saya temui..) cenderung menjadi gambaran TASK LIST yaitu suatu daftar aktivitas pekerjaan dari suatu jabatan, bahkan ada juga yang menggambarkan kegiatan pekerjaan sehari-hari. Salahkah ??? Nggak juga..but manfaatnya nggak akan bisa maksimal terhadap pemegang jabatan dan organisasi. 

Maksudnya ???

 

Mari kita lihat contoh berikut ini:

Jabatan: Manager Produksi

Tanggung jawab: Mengkoordinir, dan mengontrol proses produksi sesuai dengan target produksi.

Tugas:

  1. Memimpin rapat produksi harian.
  2. Mengkoordinir supervisor dan operator produksi dalam pelaksanaan pekerjaannya.
  3. Membuat laporan mingguan dan bulanan menyangkut masalah produksi.
  4. Melaporkan kepada Manager Pabrik segala permasalahan produksi.
  5. Mengawasi mesin-mesin produksi setiap harinya, dan membuat laporan mengenai kerusakan-kerusakan baik ringan maupun berat kepada bagian engineering.
  6. Melakukan koordinasi dengan departemen lainnya untuk tujuan kelancaran kegiatan produksi. 
  7. Melaksanaan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Manager Pabrik 

Nah..apakah salah uraian tanggung jawab dan pekerjaan di atas ?…..

 

Mari kita bandingkan dengan uraian di bawah ini:

Jabatan:   Manager Produksi 

Tanggung jawab:  

  1. Bertanggung jawab terhadap pencapaian target produksi bulanan sesuai dengan target produksi bulanan yang disepakai bersama atasan / manajemen / direktur.
  2. Bertanggung jawab terhadap pengendalian penggunaan material produksi sesuai dengan Standard Konsumsi Material per unit produk yang diterbitkan oleh Departemen Rekayasa Produksi.
  3. Bertanggung jawab terhadap pemenuhan Batas Standar Biaya Tenaga Kerja produksi sebagaimana diterbitkan oleh Departemen Keuangan.

Acuan Penilaian Prestasi Kerja:

     1.  Target Produksi :   

  •  
    • Total Unit Produk per Hari 
    • Jumlah Produk Reject (cacat) dibandingkan dengan Total Produksi Lolos QC + Produk Reject per harinya.  

     2.  Konsumsi Material:  

  •  
    •   Rasio Jumlah setiap Material  dibandingkan Jumlah Total Produksi yang lolos QC.

     3.  Biaya Tenaga Kerja: 

  •  
    •  Total Gaji Karyawan Produksi + Gaji Lembur + Biaya untuk Karyawan Produksi lainnya dibagi Total Jumlah Produksi Lolos QC.

Data tersebut di atas wajib dicantumkan di dalam Laporan Bulanan Produksi sesuai dengan Prosedur Pembuatan Laporan Produksi. 

 

TUGAS UTAMA

1.  Melakukan analisa SWOT setiap bulannya terhadap:   

  •  
    • pencapaian target, dan proses pelaksanaan kegiatan produksi, 
    • penggunaan material 
    • kinerja mesin produksi dan
    • kinerja karyawan produksi dari sisi produtifitas, disiplin dan kerjasamanya.

aktivitas untuk mendapatkan faktor penyebab hambatan / masalah di bulan sebelumnya serta potensi-potensi penyempurnaan / perbaikan di bagian produksi. 

2.  Membuat perencanaan kerja bulanan yang secara detail menjelaskan:

  •  tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai standard kinerja dan target pengembangan yang bertujuan untuk peningkatan produktifitas dan efisiensi yang dilakukan untuk bulan berjalan, 
  • tindakan antisipasi terhadap untuk mencegah permasalahan di bulan sebelumnya tidak terjadi lagi dan antisipasi terhadap potensial masalah kedepan.  

3.  Melaksanakan dan mengkoordinir  pelaksanaan rencana kerja bulanan agar keseluruhan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cara memberikan arahan / penjelasan kepada bawahan, membagi tugas / pekerjaan sesuai dengan keahlian karyawan masing-masing dan melengkapi alat kerja, metode dan material yang dibutuhkan untuk pelekasanaan pekerjaan dimaksud.  

4.  Melakukan monitoring, dan evaluasi terhadap kesesuaian rencana dengan pelaksanaan untuk memastikanmasalah dan penyimpangan yang terjadi dapat segera diidentifikasi penyebabnya dan segera mengambil tindakan pencegahan / pengatasan masalah untuk meminimalkan dampak kerugian dari penyimpangan / masalah yang muncul.   

5.  Membuat laporan produksi bulanan yang menjelaskan secara rinci: 

pencapaian target dan pemenuhan standar-standard kinerja yang disyaratkan 
memasukkan analisa penyebab masalah terkait dengan produktifitas, efisiensi dan program pengembangan
memberikan usulan alternatif tindakan pengatasan dan pencegahan masalah untuk kegiatan produksi bulan berikutnya.

6. Melaksanakan upaya dan tindakan yang dapat memperlancar, dan menyempurnakan proses produksi untuk tujuan peningkatan produktifitas, efisiensi dan peningkatan kualitas produk.  

Nah.. sekarang nampak bedanya khan ..?

Dengan format Job Des sebagaimana di atas maka baik pemegang jabatan dan atasan bahkan orang lain pun dapat memahami pekerjaan dimaksud secara cepat dan tepat. Unsur penafsiran ganda dapat ditekan seminimal mungkin. 

Manfaat lainnya adalah dengan adanya Acuan Penilaian Prestasi Kerja maka menjadi jelaslah “deliverables” yang disyaratkan oleh suatu jabatan. Di mana deliverables tersebut berisi prioritas-prioritas bisnis perusahaan sesuai dengan jenis dan tingkatan suatu jabatan.  

Dari sudut pandang Organisasi, tujuan strategik perusahaan diterjemahkan ke dalam suatu job description mendapatkan “tempat khusus”  yaitu Acuan Penilaian Prestasi Kerja. Dengan format tersebut maka keseluruhan pekerjaan suatu organisasi akan sejalan dan sinergi dengan tujuan strategik perusahaan.

Inilah salah satu pemenuhan syarat keberhasilan fungsi HR yaitu membuat integrasi pekerjaan di seluruh jabatan sejalan dengan strategi usaha perusahaan. Dan integrasi yang dijalankan dapat diidentifikasi secara sangat jelas.

salah satu syarat keberhasilan fungsi HR adalah jika mampu membuat integrasi seluruh aktivitas pekerjaan dengan tujuan/prioritas bisnis perusahaan.. alias VERTICAL FITNESS….

 

Selanjutnya, kita bicarakan mengenai Kualifikasi Pekerjaan, bagaimana kita menyusun Kualifikasi Pekerjaan sehingga bisa memberikan manfaat maksimal untuk proses HR / Organisasi lainnya ???

………bersambung ke bagian III…

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Liked it here?
Why not try sites on the blogroll...

%d bloggers like this: