Job Description vs Task List Jilid I

Kalo dilihat dari judulnya seolah penulis mau mengadu dua topik tersebut dalam satu arena pertandingan, padahal …… iya, sorry becanda aja.

Nah ini adalah hasil pengamatan penulis mengenai topik Job Description yang banyak dipraktekkan di indonesia, dibahas dimilis, selalu ditanya dan ditanyakan, dsb, dsb.

Ada beberapa kejadian yang membuat Job Description akhirnya “terpuruk” reputasinya menjadi sekedar kumpulan dokumen yang hanya pantas disimpan, ngga boleh digunakan (ingat lagu melayu jadul ..?)

Selidik punya selidik, kebanyakan JOB DESCRIPTION yang populer dengan sebutan JOBDES, tidak lain tidak bukan adalah TASK LIST, yaitu menggambarkan / menjelaskan kegiatan kerja keseharian dari pemegang jabatan.

Apakah salah ? Ya nggak juga.

Permasalahannya adalah bukan salah dan benar. 

Mohon diingat kalimat tebal di atas..please ya.. Menurut saya, permasalahan sebenarnya adalah sejauh mana suatu metode HR dapat berkontribusi (memberikan dampak positif) pada saat di implementasikan.

Nah pertanyaan selanjutnya, (kok jadi kayak ujian ??)  Job Des yag mampu memberikan kontirbusi maskimal tuh yang gimana ? Formatnya ? dan segala macamnya?

Sejauh yang pernah saya coba untuk men-“bedah” Job Des untuk mendapatkan susunan “syaraf” dan “otot” yang dapat dimaksimalkan, kira-kira hasilnya sebagai berikut:

1. Maksimalkan dari ISINYA.

2. Maksimalisasi dari segi CARA PENULISANNYA.

3. Maksimalkan dari segi INTEGRASI PENGGUNAANNYA dengan kebijakan HR lainnya.

 

MAKSIMALKAN ISI JOB DESCRIPTION

Dalam “membongkar” isi job description mungkin lebih baik kalo kita terlebih dahulu fokus pada suatu pertanyaan, yaitu “MENGAPA, APA MAKSUDNYA , APA KEGUNAANNYA, serta pertanyaan yang sejenis dengan ketiga hal tersebut..”  dan yang kedua adalah pertanyaan “MUST TO HAVE ? or NICE TO HAVE?” terhadap setiap aitem isi Jobdes. 

Sebagai contoh: Suatu Job Description biasanya menyebutkan

1. Nama Jabatan : (kalo ini saya yakin pembaca paham banget maksud dan kegunaannya)

2. Nama Departemen: —aidem– (sstt…. aidem atau idem yang bener ?)

Nah, contoh berikut mungkin akan menjelaskan paragraf di atas tadi:

3. Kode Jabatan : xxxx-xxx-xx (menggunakan kode alfa numerik)

mungkin di antara pembaca di dalam Jobdesnya tercantum Kode Jabatan dan atau mungkin juga tidak, atau mungkin juga pernah belajar bahwa suatu Job Des salah satunya mengandung informasi mengenai kode jabatan. Mungkin…

Dari sisi maksud dan tujuan mungkin hampir semua pembaca paham, nah.. terus kegunaan bin manfaatnya apa ? Apakah mencantumkan Kode Jabatan bukan suatu pekerjaan mengada-ada ???

Untuk beberapa perusahaan yang telah menggunakan Sistem Informasi HR yang terintegrasi dan skala besar, misalkan SAP atau People Soft, Kode Jabatan diperlukan, jadi merupakan aspek MUST TO HAVE. Untuk apa?

Secara sistem informasi, suatu data akan lebih cepat diakses, diindex, dan dicari jika dikelompokkan dalam bentuk ANGKA, sehingga kodifikasi suatu informasi dirubah dalam bentuk angka. Untuk itu suatu informasi yang mengandung data tentang Nama Jabatan dan Nama Departemen dibuatkan kodenya berupa kode angka. Misalkan Jabatan Admin diberi kode 001, sedangkan Departemen HR memiliki kode 12, kalau digabung menjadi 12-001 = Jabatan Administrasi di departemen HR.

Bayangkan saudara-saudara pembaca. Apabila terdapat 100 macam jabatan Administrasi, berada di 30 departemen berbeda, di 10 unit perusahaan berbeda,   di mana lokasi 10 perusahaan tersebut berbeda-beda pula, tapi Sistem Informasi HR nya menjadi satu database. Disitulah  Kode Jabatan menjadi MUST TO HAVE. 

Sedangkan jika ada di perusahaan yang relatif kecil dan tidak memiliki kantor cabang atau tidak ada Sistem Informasi yang membutuhkan pengolahan data yang terlalu rumit Kode Jabatan menjadi “NICE TO HAVE”.

Untuk praktisnya, sebaiknya kita menghindari segala hal yang berbau Nice to have supaya proses kerja menjadi lebih efisien.  

bersambung ke Jobdes II symbol_arrow

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Liked it here?
Why not try sites on the blogroll...

%d bloggers like this: