Job Des vs Task List – IV

Persyaratan Kompetensi di dalam Job Description

 

“Jadi, apapun “kemasan” istilah kompetensi yang digunakan, sebaiknya dianggap sama selama impact dan “dinamika proses” suatu kompetensi relatif sama…..”

 

Istilah kompetensi saat ini sudah banyak dikenal oleh praktisi HR, sampai-sampai beragam definisi menyebabkan “perdebatan” seru di banyak milis – forum diskusi di internet.

Sebelum terlalu jauh membicarakan kompetensi ada baiknya kita perjelas dulu asumsi-asumsi yang digunakan dalam artikel ini.

Secara singkat, artikel ini menggunakan asumsi bahwa belum ada Standardisasi Kompetensi yang diberlakukan di suatu perusahaan, sehingga identifikasi kompetensi yang akan disampaikan sebatas berdasarkan analisa jabatan saja tanpa melakukan standardisasi kompetensi antar jabatan dan atau antar fungsi dan atau antar industri.

Kenapa ?  Karena kalau sampai membahas standardisasi kompetensi—–à takutnya “mendahului” tugas dan kewenangan BNSP – Badan Nasional Sertifikasi Profesi………….xixixixixi..

Yang kedua, artikel ini berasumsi bahwa definisi kompetensi sudah tidak perlu di bahas, karena asumsi yang digunakan dalam artikel ini adalah menolak (kok kayak orang demo ya…L) …maaf… tidak menggunakan definisi yang tidak akan memberikan kontribusi atau impact terhadap praktek HR lainnya.

Jadi secara singkat kompetensi adalah segala hal pengetahuan, keahlian, kemampuan dan karakteristik lainnya yang menyebabkan seorang pemegang suatu jabatan mampu melaksanakan peran dan tanggung jawabnya dan memberikan kontribusi sesuai dengan kebutuhan business perusahaan disesuaikan dengan tingkat jabatan yang dipegangnya.

Secara mudah, kompetensi sebenarnya terbagi dua, yaitu Kompetensi Teknis dan Kompetensi Bahavior (perilaku), dimana beberapa konsultan di Negara barat ada yang membuat batasan / model kompetensi untuk tujuan Brand Positioning produk konsultansi mereka. Misalkan ada yang membagi kompetensi menjadi:

1.       Soft Kompetensi dan Hard Kompetensi,

2.       Managing Task, Managing People dan Managing One Self

3.       Technical, Business, and Managerial Competency

4.       Technical, Managerial, People dan Contextual Competency

5.       Dan masih buanyaaaak lagi…..

 

Hal inilah, yaitu perbedaan istilah yang kadang menjadi bahan perdebatan yang tidak selesai-selesai di milis-milis yang ada di Indonesia. Masing-masing bertahan dengan pemahaman model kompetensi berdasarkan dari buku yang pernah dibaca atau dari lembaga konsultan yang pernah memberikan training.

Salahkah ?..        Nggak juga… namun menurut hemat saya lebih baik kita tidak perlu mendebat penggunaan istilah atau cara “pengemasan” suatu makna kompetensi.

Namun, lebih baik mencari material / tool / metode / proses yang bisa memberikan impact lebih kepada business atau kepada praktek HR lainnya. Jadi apapun “kemasan” istilah kompetensi yang digunakan, sebaiknya dianggap sama selama impact dan “dinamika proses” suatu kompetensi relatif sama.

Dinamika proses ? Ya, suatu kompetensi mengandung dinamika proses, misalkan kompetensi Problem Solving, secara sederhana mengandung komponen tindakan yang berurutan, sebagaimana ilustrasi berikut:

 

Analisa Akar Komp Behavior 1

breakdown-proses1

Penggambaran di atas hanya menggunakan contoh “penguraian dari dinamika proses dari langkah pertama yaitu Mengidentifikasi Masalah saja, mengingat sedemikian banyaknya detil-detil dari dinamika proses kompetensi bila diuraikan seluruhnya.

Supaya memudahkan dalam penggambaran kompetensi sebagaimana dimaksud di atas, maka perlu dicari suatu format “kemasan” kompetensi yang dapat mewakili keseluruhan arti / makna yang dikandungnya tanpa menggunakan penjelasan yang panjang terurai……

 

Untuk itu perlu “konsensus” atau perlu “penterjemah” sehingga user, sekali lagi user yaitu pemegang jabatan dan atasannya mudah dalam memahami dan menggunakannya.

 

Kita sebagai praktisi HR perlu menggunakan kalimat / kata yang mengandung arti eksplisit dan implisit sebisa mungkin agar “makna” / maksud batasan suatu kompetensi di dalam dokumen Job Description terwakili.

Maksudnya ? Nanti akan digambarkan dengan menggunakan contoh……………………sabaarrr… J.

Model yang akan disampaikan di dalam artikel ini untuk tujuan memudahkan siapa saja untuk memahami kompetensi tanpa harus ber-ruwet-ruwet ria dengan segala macam batasan kompetensi yang ada.

Sebagaimana disebutkan di atas kompetensi yang akan dibahas ada dua yaitu Kompetensi Teknis dan Kompetensi Behavior dengan paradigma sebagai berikut:

 

KOMPETENSI TEKNIS

 

basic-kompetensi-teknis1

 

 

 

KOMPETENSI BEHAVIOR

Analisa Akar Kompetensi Behavior

behavioral-breakdown

Jadi Kompetensi behavior adalah kemampuan karyawan dalam “mengelola” hal-hal selain Kompetensi Teknis …..🙂  :) ………….. ini adalah definisi yang paling ueenak.

Definisi yang agak ngga enak .. halaah… definisi “resminya” adalah pengetahuan, kemampuan dan aspek lainnya yang dibutuhkan pemegang jabatan di dalam mengelola dirinya dan lingkungannya yang dapat mengoptimalkan hasil / kontribusi sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya.

Sedangkan definisi kompetensi teknis adalah pengetahuan, kemampuan dan aspek lainnya yang dibutuhkan pemegang jabatan di dalam mengelola tugas dan pekerjaannya agar dapat mencapai hasil akhir pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya.

Perhatikan… Kompetensi Teknis = Mencapai Hasil Akhir pekerjaan, sedangkan Kompetensi Behavior = Mengoptimalkan Hasil.


Contoh Identifikasi Kompetensi

Nama Jabatan:                             Job Analyst 

Tanggung jawab Utama :        Bertanggung jawab terhadap penerapan metodologi HR di bidang analisa jabatan                                                                              guna  mendapatkan uraian pekerjaan, kebutuhan kompetensi jabatan dan indikator kinerja                                                           jabatan di maksud.

Analisa:

Dari uraian singkat perlu diidentifikasi terlebih dahulu beberapa kata kunci yang akan dijadikan acuan dalam perumusan kompetensi yang dibutuhkan oleh Job Analyst.

Kata kunci dimaksud adalah:

1.       Penerapan Metode HR

2.       bidang analisa jabatan

3.       Uraian Jabatan

4.       Kompetensi Jabatan

5.       Indikator Kinerja

Langkah Analisa yang perlu dilakukan adalah:

1.    Tentukan terlebih dahulu batasan definisi dan lingkup bidang keilmuan di maksud.

Contohnya adalah penerapan, maksud kata penerapan adalah menjalankan langkah-langkah dari suatu proses sebagaimana di atur oleh metode di maksud tanpa perlu melakukan perubahan / penyesuaian metode pada saat pelaksanaannya. Metode yang dimaksud adalah metode analisa jabatan.

 

2.   Tentukan proses kerja dari bidang keilmuan tersebut. Contoh: bidang analisa jabatan, proses analisa jabatan adalah:

  • Identifikasi keseluruhan tugas, pekerjaan dan aktivitas dari suatu jabatan.
  • Kelompokkan dan urutkan pengelompokan tugas, pekerjaan dan aktififitas berdasarkan hasil identifkasi sebagaimana disebutkan dalam poin a.
  • Cek ulang hasil pengelompokan dan pengurutannya dengan mengidentifikasi INPUT dan OUTPUT nya.
  • Cek kesesuaian OUTPUT dari suatu pekerjaan dengan OUTPUT / PROSES KERJA dari Unit Organisasi di mana suatu jabatan tersebut berada.

 

3.       Rangkum proses satu dan dua menjadi satu kalimat definisi kompetensi.

Contoh: Kompetensi Analisa Jabatan.

“Kemampuan untuk menjalankan metode analisa jabatan guna mengidentifikasi keseluruhan proses / aktifitas kerja dan hasil kerja yang disyaratkan dengan cara melakukan identifikasi  aktifitas pekerjaan, membuat pengelompokan dan pengurutan, mengidentifikasi hasil pekerjaan dan menyelaraskan proses dan hasil dimaksud dengan proses dan hasil kerja dari Unit Organisasi di mana Jabatan tersebut berada.”

 

Terlalu panjang ??? … ya benar anda mendapat nilai 100. Oleh karena itu, perlu dipersingkat dengan cara sebagai berikut:

“Penguasaan metode analisa jabatan guna mengidentifikasi aktifitas dan hasil kerja yang disyaratkan dengan cara melakukan identifikasi proses dan hasil, membuat pengelompokan dan pengurutan sesuai dengan prioritas dari unit organisasi induknya.

 

Format yang digunakan didalam Job Description menjadi:

KOMPETENSI TEKNIS              DEFINISI

Analisa Jabatan                           Penguasaan metode analisa jabatan guna mengidentifikasi aktifitas dan hasil kerja yang

disyaratkan dengan cara melakukan identifikasi proses dan hasil, membuat pengelompokan dan pengurutan pekerjaan disesuaikan dengan prioritas dari unit organisasi induknya

 

Nah contoh kompetensi di atas dapat dijadikan dasar untuk mengidentifikasi persyaratan Kompetensi Behavior. Namun sebelum anda melakukan identifikasi Kompetensi Behavior anda perlu memastikan dahulu beberapa asumsi berikut ini.

Salah satu asumsi / paradigma yang digunakan dalam artikel ini, khususnya kemampuan berpikir (Thinking Ability) adalah:

  1. Logika   : adalah kemampuan memahami pola hubungan antara dua hal, apakah sebab akibat, pola perbedaan à besar – kecil, dst.
  2. Analisa : adalah kemampuan untuk menguraikan dan menemukan keterkaitan antara beberapa hal, misalkan induk – bagian, pola urutunnya à awal – tengah – akhir.
  3. Sintesa : kemampuan untuk merumuskan kumpulan informasi menjadi satu kesimpulan.

Setelah itu, sebagaimana grafik / gambar ilustrasi DINAMIKA PROSES, di mana obyek kerja / berpikir dibedakan menjadi: KONKRIT dan ABSTRAK, tinggal mengkombinasikannya sehingga diperoleh hasil sebagai berikut:

 

 

KOMPETENSI BEHAVIOR                DEFINISI

Kemampuan Berpikir                          Kemampuan logika, dan analisa guna mengidentifikasi informasi / data, kondisi yang

bersifat KONKRIT.

 

Nah mudah bukan ?!…  :)

Supaya memudahkan kita dalam menyusun kompetensi behavior ini ada baiknya anda mengumpulkan terlebih dahulu beberapa kompetensi model / competency list dari literatur / internet, sehingga anda akan mendapatkan perbandingan istilah yang digunakan dan batasan definisi dari suatu kompetensi.

Cara tersebut paling cepat tinggal menyesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik dari organisasi / bisnis perusahaan, serta strategi bisnis yang diterapkan.

Secara prinsip dasar, Kompetensi Behavior dikelompokkan menjadi 3 kelompok besar yaitu:

1.       Kemampuan Berpikir:

a.       Logika

b.      Analisa

c.       Sintesa

2.       Kemampuan / Sikap Kerja:

a.       End Result Oriented

b.      Productivity

c.       Improvement Ability

3.       Kemampuan Sosial – Pribadi

a.       Adaptability

b.      Endurance and Tolerance for Stress

c.       Communication

d.      Team work

e.      Leadership

Anda dapat menyusun Kompetensi Behavior berdasarkan pengelompokkan di atas, dan dikombinasikan dengan pertimbangan Urgent – Important dan Must to have – Nice to have suatu kompetensi terhadap keberhasilan pelaksanaan pekerjaan dari suatu jabatan.

Sebelum perusahaan anda menyusun standard kompetensi, identifikasi kompetensi di suatu Job Description akan sangat membantu anda dalam melakukan seleksi, penyusunan program training dan penilaian kinerja.

Mohon doa dari rekan praktisi HR yang membaca artikel ini agar penulis diberikan waktu dan kesempatan menuliskan lebih detail tentang proses Standardisasi Kompetensi di suatu perusahaan. 

Selanjutnya akan kita bahas tata cara penulisan suatu Job Description (writing technique) di jilid V.

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Liked it here?
Why not try sites on the blogroll...

%d bloggers like this: